徐小兔

[ 發文動機簡介 ]

兔子最近在帶一名三十歲出頭的新人，其主要職責為協助人事行政部與公司內的其他單位進行跨部門對接，但不到一個月的時間我就發現他有一個壞習慣：完全不懂追蹤結案的重要性。

由於這位新人過往都是從事服務業工作，因此不太懂職場的基本素養，認為在跨部門對接上跟其之前擔任銷售專員時一樣，只要指派交出去（商品賣出去）就不用管事了。所以，每當我跟他詢問事情辦理的進度時，他總是一問三不知，然後也沒有定期回報的習慣，每次都要我主動去跟他確認項目是否已完成，他才會來跟我說！故，今天想來跟大家分享為何在職場執行工作任務時，應養成跟進與回報習慣。因為，任何一位主管都希望自己的部屬們是「自動化部隊」（事情交出去就可以完全放心），而不是要無時無刻提醒這個、提醒那個，這樣的話，要你幹嘛？我自己來不就行了！

[ 這習慣的好處 ]

1.  持續追蹤才能確保完事

職場中總有些偷懶的同事，尤其當你是在處理跨部門的業務，跟你對接的同仁也許不是歸你們部門經理管轄，所以很常遇到對方呈現非常被動的狀態。這種時候，若你沒有養成持續追蹤的習慣，傻傻以為任務交出去後，對方一定會如期順利完成，那你可就慘了！如果今天是你有求於人需要共同完成一個工作項目，那拜託你不嫌麻煩地持續追蹤辦理進度，因為唯有這樣才能確保完事。

2.  定期回報降低出錯機率

假設今天主管交付於你一項任務，且其牽涉的層面較廣，可能還需要跨部門來共同合作完成，那請你務必定期（例如：每周一次）向主管回報目前的處理狀況以及所遇障礙。這樣做除了可以讓主管感到安心外，更重要的是萬一辦理過程中有任何不符合主管期待的情形或發現錯誤，都能即時修正改進！職場上執行任務時最害怕的莫過於：大家辛苦做完後發現不是主管所要，那就尷尬了！

3.  跟進也算是在保護自己

同樣延續前述的跨部門任務情境，當一項專案中牽涉到的協作人員越多，越有可能發生爭功或甩鍋的狀況，相信不少人都遇過吧？這種時候，固定跟進每階段的完成度便能保護自己，因每次藉由郵件或訊息來跟進時，你都保有文字記錄。這樣的話，若未來不幸遇到有沒做啥事的冗員卻在結案時急於向主管邀功，你就可以把過去執行任務過程中每階段跟進的記錄拿出來打臉對方確保權益。

4.  順利結案才算好的收尾

好不容易完成主管交辦的事項後，記得一定要跟他回報！千萬不要傻傻以為主管會「自己知道任務已完成」，因為他通常都很忙，不可能每件事情都從頭盯到尾。除了在公司內部系統或專案項目當中進行結案之外，我會建議你簡單發個訊息給主管讓他知道（他對你印象肯定加分），內容可以像是：主管晚安，您上周一交辦的ＸＸ專案已順利於今天下班前完成提交，在此跟您報告，謝謝！

[ 個人經驗總結 ]

每位主管都希望自己部屬們是「自動化部隊」（事情交出去就可以完全放心），而不是要無時無刻提醒這個、提醒那個…

故，拜託你務必了解追蹤結案的重要性，並請記得在職場執行工作任務時，應養成跟進與回報習慣！這樣你在同事跟主管眼中便會是位「靠譜」的人，對你保證只有好處沒壞處！共勉之。

文末，謝謝有緣來此閱讀這篇文章的你，感謝你花時間讀完兔子的一派胡言，哈！